Deze website en diensten worden beheerd door VHEMEDIA, gespecialiseerd in (newborn-, zwangerschaps- en huwelijks)fotografie, videografie en videomontage.
Handelsnaam: VHEMEDIA
Naam ondernemer: Esther Van Hove
Ondernemingsvorm: Eenmanszaak
Btw-nummer: BE 1018.316.985
Adres onderneming: Populierenstraat 9/A001, 1840 Londerzeel
E-mailadres: esther@vhemedia.be
Telefoonnummer / WhatsApp: +32 470 05 90 42
Website: https://www.vhemedia.be
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, boekingen, overeenkomsten en leveringen van diensten (fotografie, videografie, bewerkingen) door VHEMEDIA, alsook op het gebruik van de website www.vhemedia.be.
Indien de klant een geboekte sessie of dienst wenst te annuleren, gelden de volgende restitutierregels op de totale som/het voorschot:
Annulering meer dan 7 dagen voor de afgesproken datum: 90% van het bedrag wordt terugbetaald (10% wordt ingehouden als administratie- en reservatiekost).
Annulering minder dan 7 dagen voor de afgesproken datum: 50% van het bedrag wordt terugbetaald.
Annulering 1 dag voor of op de dag van de afspraak: 0% terugbetaald (geen restitutie mogelijk).
Ziekte: Bij ziekte van de klant of de fotograaf kan de fotoshoot kosteloos worden verplaatst naar een later tijdstip in onderling overleg.
Slecht weer: Bij buitenfotoshoots wordt in overleg bekeken of de sessie verplaatst moet worden naar een andere datum of locatie.
Alle gemaakte foto's, video’s, concepten, grafische elementen en teksten blijven op elk moment de intellectuele eigendom van VHEMEDIA en zijn beschermd door het Belgische en internationale auteursrecht.
Het is strikt verboden om screenshots, schermopnames of lage-resolutie voorbeelden (watermerkbestanden, preview-galerijen) te maken en te gebruiken of te verspreiden.
Het is uitdrukkelijk verboden om onverworven of onbetaald beeldmateriaal openbaar te maken, af te drukken of online (sociale media, websites, etc.) te plaatsen.
Het is ten strengste verboden om beelden van VHEMEDIA te bewerken, filters toe te voegen, bij te snijden of aan te passen zonder schriftelijke toestemming.
Het is uitdrukkelijk verboden om kunstmatige intelligentie (AI-tools), software of andere hulpmiddelen te gebruiken om watermerken, logo’s of beveiligingen van de beelden te verwijderen of te manipuleren.
Bij inbreuk op het auteursrecht of het ongeoorloofd verwijderen van watermerken behoudt VHEMEDIA zich het recht voor om een schadevergoeding te eisen per inbreuk makend beeld.
Pas na volledige betaling ontvangt de klant het recht om de geleverde hoge-resolutie beelden te gebruiken voor persoonlijke en niet-commerciële doeleinden, tenzij anders schriftelijk overeengekomen (bijv. commerciële licentie).
Om de veiligheid en gezondheid van de baby te waarborgen, alsook ter bescherming van alle betrokken partijen, vindt voor aanvang van elke newborn- of babysessie een visuele controle van de baby plaats.
Eventuele reeds bestaande fysieke kenmerken of letsels (zoals blauwe plekken, krassen, huiduitslag, geboortevlekken of verdere gevoeligheden) worden voor de start van de fotoshoot samen met de ouder(s)/verzorgers vastgesteld en genoteerd/besproken.
Aansprakelijkheid: VHEMEDIA kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor reeds bestaande fysieke ongemakken, letsels of vlekken die vóór de sessie aanwezig waren of die na de sessie ontstaan zonder direct causaal verband met de handelingen van de fotograaf.
Tijdens de gehele sessie dient er minimaal één ouder of wettelijke voogd aanwezig te zijn.
De veiligheid en het comfort van de baby staan altijd voorop. Indien een pose of handeling oncomfortabel is voor de baby, zal de fotograaf deze niet uitvoeren.
VHEMEDIA voert haar opdrachten naar beste inzicht en vermogen uit.
VHEMEDIA is niet aansprakelijk voor materiële of immateriële schade veroorzaakt tijdens de fotoshoot, behoudens in geval van opzet of grove schuld.
Bij technische storingen (zoals het onverhoopt uitvallen van apparatuur of verlies van data door overmacht) zal VHEMEDIA naar een redelijke oplossing zoeken (bijvoorbeeld het kosteloos opnieuw inplannen van de sessie). De aansprakelijkheid van VHEMEDIA is in alle gevallen beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.
Op deze overeenkomst en alle uit deze overeenkomst voortvloeiende geschillen is het Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement waarin VHEMEDIA gevestigd is.
VHEMEDIA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) en de Belgische privacywetgeving.
Contactgegevens: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer (WhatsApp).
Boekingsgegevens: Datum fotoshoot, type dienst (bijv. newborn, zwangerschap, huwelijk).
Beeldmateriaal: Foto's en video's gemaakt tijdens de opdrachten.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn afgebeeld, valt onder de privacywetgeving en het portretrecht.
Beelden worden alleen voor portfoliodoeleinden (sociale media, website, drukwerk) gebruikt na uitdrukkelijke toestemming van de klant.
Bij minderjarigen/baby's vragen wij steeds expliciet toestemming aan de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers.
Gegeven toestemming kan op elk moment schriftelijk worden ingetrokken.
Administratieve en boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijn (7 jaar).
Beeldmateriaal (ruwe en bewerkte bestanden) wordt bewaard gedurende een redelijke termijn om de klant van dienst te kunnen zijn bij nabestellingen of verlies van bestanden.
VHEMEDIA verkoopt uw gegevens nooit aan derden. Gegevens worden enkel gedeeld met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening (bijvoorbeeld online galerij-software, drukkerijen of boekhoudsoftware), en steeds onder naleving van de privacywetgeving.
U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage en correctie.
Recht op het wissen van gegevens ("recht op vergetelheid").
Recht op het intrekken van gegeven toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal.
Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via WhatsApp (+32 470 05 90 42) of via het e-mailadres van VHEMEDIA.
Laatste update: 25 oktober 2026